Marek Fields

Tosin kuin voisi luulla, tutkimusvierailu yhdysvaltalaiseen tutkimusarkistoon on harvoin yksinkertaista tai edes helppoa. Sekä valtiollisten että yksityisten arkistojen ohjeistukset vierailijoille sisältävät usein mitä yksityiskohtaisempia ja suomalaiselle tutkijalle paikoittain käsittämättömiäkin sääntöjä, määräyksiä ja rajoituksia koskien esimerkiksi aineiston tilaamista tai sen valokuvaamista. Myös arkistoaineiston luettelointi on monesti puutteellista tai jopa virheellistä. Ohessa kartoitan Yhdysvaltojen kansallisarkistossa, Washingtonin kupeessa Marylandin College Parkissa sijaitsevan National Archives and Records Administrationin (NARA) päätutkimusarkiston (ns. Archives II:n) kirjavia käytäntöjä ja tavallisimpia ongelmia sekä annan muutaman keskeisen vinkin siellä mahdollisesti vieraileville tutkijoille. Tein kyseiseen arkistoon jo neljännen tutkimusmatkani viime keväänä ja uskoisin oppineeni jo jotain sen hyvistä ja huonoista puolista, usein kantapään kautta.

Ensimmäinen ja tärkein neuvoni Washingtoniin matkaavalle tutkijalle on omaa tutkimusaihetta käsittelevän arkistoaineiston perusteellinen etukäteiskartoitus. NARA:n arkistokokoelmien mainostetaan olevan maailman suurimmat, mutta niitä koskevien tietojen luettelointi on pitkään ollut puutteellista ja osittain epäloogistakin. Kymmenen viimeisen vuoden aikana arkiston hakupalvelu (https://catalog.archives.gov/) on laajentanut ja ajankohtaistanut tietojaan niin, että nyt suurimman osan verkon kautta löytyvistä arkistotiedoista voi jo odottaa vastaavan tutkijan paikan päällä käytössä olevia painettuja arkistoluetteloita. Näin ei suinkaan aina ollut, ja vaikka nettipalvelun antamien hakutulosten voi nykyään katsoa pääosin vastaavan vanhojen luettelojen tietoja, suurimpien ministeriöiden, kuten State Departmentin, arkistot ovat niin mittavia ja niiden moneen otteeseen muuttuneet arkistointikäytännöt niin kirjavia, että aineistoa koskevan vedenpitävän tiedon saaminen on usein yhä haastavaa. Lisäksi arkistosarjojen ja etenkin arkistoyksikköjen sisältöjen kuvailutiedot ovat paikoittain niin puutteellisia, ettei tutkija voi aina olla varma, mitä kyseiset arkistokansiot todellisuudessa sisältävät. Joissakin tapauksissa tarkan etukäteiskartoituksen tekeminen voi yhäkin olla lähes mahdotonta.

Tutkijoille tyypillisimmän esimerkin tämänkaltaisesta haasteesta tarjoaa State Departmentissa vuosina 1910–1963 käytössä ollut arkistointijärjestelmä (Central Decimal Files), joka perustui aineiston luokitteluun eri aihealueille annettujen koodinumeroiden mukaisesti. State Departmentin aineistot kyseisiltä vuosilta löytyvät yhä pääosin (ei aina, sillä muillakin tavoilla arkistoitua aineistoa löytyy) tässä muodossa, eikä tutkija voi ymmärtääkseni vieläkään etukäteen selvittää, kuinka monta arkistoyksikköä NARA:n kokoelmat tarjoavat esimerkiksi Suomen ja Yhdysvaltojen poliittisista suhteista vuosina 1950–1954. Vierailija voi siis vain paikan päällä tekemänsä tilauksensa yhteydessä listata State Departmentin luetteloiden tarjoamat maiden ja aiheiden koodinumerot (esimerkiksi Suomen numero on 60e, kun taas poliittisten suhteiden koodi alkaa numerolla 7) ja odotella, kuinka monta laatikkoa saa haluamaltaan aikajaksolta käsiinsä. Se voi olla kaikkea nollan ja 25:n väliltä.

Jos, ja yleensä kun, tutkija onnistuu verkkopalvelun avulla löytämään häntä kiinnostavaa aineistoa, kannattaa ilman muuta varmistaa arkistolta sähköpostitse, että kyseiset kokonaisuudet ovat myös käytettävissä. Vaikka voisi hyvinkin luulla, että hakupalvelun listaamat arkistokokoelmat ovat vapaasti tutkijoiden käytössä, niin ei aina suinkaan ole, ei edes silloin kun niiden salausluokitus olisi erikseen ilmoitettu poistetuksi (declassified). Mitä lähemmäs nykypäivää arkistoainestossa tullaan, sitä vaikeampaa on saada lupa sen lukemiseen. Yhdysvalloissa julkisten asiakirjojen salassapitoajaksi on asetettu 25 vuotta, mutta käytännössä 40 vuotta vanhankin aineiston läpikäynti voi NARA:ssa tehdä tiukkaa. Asiakirjojen salassapitoa perustellaan usein vetoamalla kansalliseen turvallisuuteen, mutta udeltuani asiaa paikan päällä sain kuulla muitakin selityksiä arkistovirkailijoiden suusta. Milloin he vetosivat aineiston seulontaa hidastavaan resurssipulaan, milloin taas julkishallinnon eri yksiköiden (esim. State Deparment ja CIA) kykenemättömyyteen yhteistyöhön asiakirjojen julkistamisen koordinoinnissa. ”Amerikkalaisilla on vainoharhainen suhtautuminen julkisiin asiakirjoihin”, tiivisti eräs arkistoalan ammattilainen tilanteen viittaamalla osittain Donald Trumpin harjoittamaan asiakirjojen hamstraamiseen ja siihen liittyvään skandaaliin. Salausluokitukseen tai salassapitoaikaan ei tutkijan pitäisikään luottaa, ja aina olisi hyvä varmistaa aineiston saatavuus etukäteen.

Mikäli arkistoyksikköjen kuvailutiedot vaikuttavat puutteellisilta, NARA:n henkilökunnalta voi udella myös yleistä selvitystä siitä, sisältävätkö kyseiset aineistot itseä nimenomaisesti kiinnostavaa tietoa. Arkiston työntekijät reagoivat kyselyihin varsin verkkaisesti (yleensä menee noin kaksi viikkoa), mutta heidän vastauksensa ovat asiantuntevia ja hyödyllisiä. Itse hyödyin tällä kertaa sisältöjen puutteellisten kuvailutietojen takia tekemästäni kyselystä niin, että vältyin jopa 40 arkistolaatikon turhalta tilaamiselta. Nykyään NARA:lle voi tehdä myös etukäteistilauksen enintään 21:n samassa arkistoryhmässä sijaitsevan laatikon verran. Tilaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, eikä arkisto anna takeita siitä, että se toteutetaan ennen vierailun alkamista.

Itse tein tilaukseni useita viikkoja ennen matkaani. Vaikka aineisto oli haettu minulle valmiiksi, sain sen käyttööni vasta ensimmäisen arkistopäiväni päätteeksi aineistolle tehdyn ”screenauksen” takia. Jos käy ilmi, että tilaamiasi asiakirjoja ei ole ennen tutkittu, kannattaakin varautua myös siihen, että ne käydään henkilökunnan toimesta vielä kerran pintapuolisesti läpi. Tämän jälkeen on ymmärtääkseni heidän henkilökohtaisesta tulkinnastaan kiinni, saatko käyttöösi kaikki haluamasi laatikot, osan niistä tai et yhtään. Jos käy niin, että jäät vaille kaikkia tilaamiasi aineistoja, sinua kehotetaan tekemään virallinen tietopyyntö (Freedom of Information Act Request) pantattujen asiakirjojen avaamiseksi. Tämä ei ole kovin lohduttavaa, sillä moisen pyynnön tekeminen on sekin hankalaa ja saattaa onnistuessaankin kestää pitkälti toista vuotta.

Tutkimusmatkan suunnittelun yhteydessä on syytä vielä huomioida, että nykyään arkistovierailut tulee varata NARA:n oman Eventbrite-järjestelmän kautta etukäteen, jokainen päivä erikseen. Varauksia voi tehdä kolmen kuukauden päähän. Suosittelen tekemään tämänkin ajoissa, sillä vaikka vapaita paikkoja tuntuu olevan runsaasti tarjolla, olen muutaman kerran huomannut tiettyjen päivien olleen täyteen varattuja. Nykyään myös tutkijaksi rekisteröitymisen ensimmäinen vaihe tulee tehdä etukäteen netissä, mikä nopeuttaa hieman itse tutkimustyöhön siirtymistä paikan päällä.

Ensimmäinen arkistopäivä NARA:ssa saattaa tuntua raskaalta. Tilaukseen ja aineiston läpikäymiseen liittyviä käytäntöjä ja ohjeita on lukemattomia ja moni niistä saattaa tuntua lähes absurdilta. Jo saapuminen arkistorakennukseen ja tutkijaksi rekisteröityminen saattaa turvatarkastuksineen ja toimistojonoineen viedä aikansa. Siirtyminen tutkijasaliin (joka kirjallisille lähteille sijaitsee rakennuksen kolmannessa kerroksessa) ja sieltä pois saattaa sekin osoittautua hieman hankalaksi, sillä vierailijan tulee vilautella saamaansa tutkijakorttia useaan otteeseen ja esitellä kantamansa tavarat henkilökunnan tarkastettavaksi. Tutkijasalityöskentelyä ohjaavat selkeät ja paikoittain pikkutarkat määräykset. Jos esimerkiksi haluat ottaa tilaamastasi asiakirja-aineistosta valokuvia, sinun tulee pyytää tähän erilliseltä ns. lupadeskiltä kuvaamisesta kertova lappu, joka tulee kiinnittää tutkijapöytäsi lampun päälle. Lisäksi jos kuvaamasi aineisto sisältää joskus salaiseksi julistettuja asiakirjoja (suurin osa on sellaisia), sitä varten tulee samasta paikasta noutaa pieni paperin palanen, joka pitäisi sitten sijoittaa jokaisen valokuvattavan paperin yhteyteen. Tutkimustyötä salissa valvovat lukuisat virkailijat, jotka jaksavat huomauttaa sääntöjenvastaisesti toimivaa vierailijaa. Näihin meille omituisilta tuntuviin käytäntöihin suhtaudun ainakin itse huumorilla, mutta samalla kunnioittaen niitä ”maassa maan tavalla” -periaatteen mukaisesti.

Tutkijan kannalta tärkeä tapahtuma, eli paikan päällä tehtävä tutkimusaineiston tilaaminen ja vastaanottaminen, ei sekään ole aivan yksinkertainen prosessi. Tilauksissa käytetään yhä paperisia lomakkeita, joihin kirjataan halutun aineiston yksityiskohdat sijaintitietoineen. Jokaista arkistolaatikkoa varten tulee täyttää oma lomake, elleivät laatikoiden numerot ole peräkkäiset. Jokaiseen tilauslomakkeeseen tarvitaan myös arkistovirkailijan hyväksyntä ennen tilauksen jättämistä. Tätä varten tutkijan tulee siirtyä viidenteen kerrokseen, jossa kyseinen rituaali suoritetaan. Samassa tilassa sijaitsee hyllyittäin arkistoluetteloja, joita voi käyttää tilattavan aineiston sisältöjen ja sijaintitietojen selvittämiseksi. Sijaintitietojen antaminen voi olla ensikertalaiselle vaikeaa, mutta arkistovirkailijat auttavat kyllä tietojen täyttämisessä. Saatuaan virkailijan puumerkin lomakenivaskaansa tutkija voikin siirtyä takaisin kolmanteen kerrokseen ja ojentaa sen ns. tilausdeskin henkilökunnalle. Tilauksen etenemistä voi nykyään seurata tutkijasalissa sijaitsevalta näytöltä. Kun nimesi ilmestyy hoidettujen tilausten listalle, voit noutaa tilauskärrysi ja merkitä siihen liittyvät tiedot yhteen tilauslomakkeistasi (henkilökunta auttaa tässäkin). Yleensä aineiston saa käsiinsä noin tunnin päästä tilauksen jättämisestä.

Vaikka arkistoluetteloiden puutteelliset tiedot ja erilaiset pikkutarkat ohjeet saattavat tehdä vierailukokemuksesta ennalta-arvaamattoman, NARA:ssa työskentely voi samalla osoittautua hyvinkin tehokkaaksi rupeamaksi. Myönteisiin arkistokäytäntöihin kuuluu ennen kaikkea mahdollisuus tilata suuria aineistokokonaisuuksia kerralla. Koska tutkijalla voi nykyään olla kaksi suurta kärryllistä arkistolaatikoita käytettävänään (yksi ulkona, yksi tilauksessa), hänen on mahdollista käydä suuriakin aineistomääriä läpi yhden päivän aikana. Tarjolla olevien kokoelmien valtava koko ja niiden hajanaisuus tarjoavatkin toisaalta oivan mahdollisuuden aivan uusien arkistohelmien löytämiseen, mutta toisaalta tekevät oleellisen tiedon paikantamisesta haastavaa. Muista NARA:n positiivisista puolista haluaisin mainita viidennen kerroksen arkistovirkailijoiden palveluhenkisyyden. Siitäkin huolimatta, että kyseiset henkilöt saavat päivittäin kuulla lukemattomilta vierailijoilta mitä erilaisimpia kysymyksiä, he jaksavat kärsivällisesti selvittää ainakin sen, mistä aiheeseen liittyvää lisätietoa voi löytää. Ylempänä luettelemistani hankaluuksista huolimatta työskentely NARA:ssa sujuukin voittopuolisesti tehokkaasti. Kaikki pienet säännöt ja käytännöt oppii kyllä nopeasti, eikä niiden noudattaminen vie paljoakaan tehokasta työaikaa. Lopulta niiden järkevyyttä ei enää jaksa edes kyseenalaistaa.

Mitä tulee arkistovierailun logistiseen puoleen, suosittelen majoittumista Washingtonin keskusta-alueella. Arkistorakennus sijaitsee siis Marylandin yliopistoalueen vieressä, mutta siltikin kaukana kampuksesta, keskellä ei mitään. Kampuksen kupeesta löytyy kyllä hotelleita, mutta mikäli haluaa vierailunsa aikana nähdä muutakin kuin arkistorakennuksen, kannattaa viettää iltansa itse pääkaupungissa. Matkustamisen Washingtonin keskustan ja arkiston välillä tekee helpoksi tutkijoidenkin käyttöön tarkoitettu ilmainen shuttle-bussi, joka kulkee tasatunnein keskustan vanhan arkistorakennuksen (Archives I) ja Marylandin päätutkimusarkiston väliä. Bussin kiemurtelu Washingtonin esikaupunkien läpi saattaa ruuhkaisempana aikana kestää noin tunnin, mutta sen käyttö on siltikin julkisia liikennevälineitä selvästi kätevämpi vaihtoehto. Yhteenvetona voisin todeta NARA:n olevan tutkijalle varsin ristiriitainen vierailukohde. Arkiston valtava koko tarjoaa mahdollisuuden mittavien, usein myös läpikäymättömien aineistojen tehokkaaseen läpikäyntiin. Samalla erilaiset pienet ohjeistukset saattavat ärsyttää, mutta niihinkin kyllä tottuu. Koska aineistoa on tarjolla valtavasti ja usein varsin sekavasti arkistoituna ja luetteloituna, vierailulle kannattaa varata tarpeeksi aikaa. Etukäteen tehtävän kartoitustyön tärkeyttä ei voi liiaksi korostaa, sillä sen avulla voi säästää paitsi aikaa myös Washingtonin hintatasosta kärsivää lompakkoa.